Comment animer un atelier distanciel avec un outil collaboratif tel que Miro ?
En tant que « pure player » du conseil en stratégie opérationnelle dans les domaines du marketing, des ventes et de l’expérience client, nous sommes très attachés à conserver notre indépendance tant vis-à-vis des outils (CRM, SFA, CMS, …) que des médias publicitaires. Nous n’avons donc pas l’habitude de rédiger un article vantant les mérites d’un outil. La crise du COVID-19 nous a cependant amenés à rechercher et trouver des solutions rapides à la problématique de distanciation sociale dans le cadre de l’organisation de travaux collaboratifs et ateliers de brainstorming que nous menons avec nos clients. Nous avons opté pour l’outil Miro et souhaitons vous expliquer dans le cadre de cet article pourquoi nous l’avons choisi et vous partager les clés de réussite d’un atelier distanciel. Ce retour d’expérience s’appuie sur l’organisation et l’animation de plus d’une vingtaine d’ateliers courant du mois d’avril avec des participants non avertis en matière de digital et brainstorming, répartis sur l’ensemble du territoire national (avec un équipement numérique plus ou moins bon).
Pourquoi avoir choisi Miro ?
Il est important de noter au préalable qu’en tant que Cabinet de Conseil nous étions d’ores et déjà équipés d’outils SaaS (Software as a Service) nous permettant de collaborer à distance, tels que Teams ou Jive.
Avant le confinement, nous avions initié avec l’un de nos clients assureurs un projet de coconception des nouveaux outils du conseiller de clientèle. Des conseillers clientèle présents partout dans l’hexagone étaient impliqués dans la phase de cadrage. Au 17 mars, s’est posée la question de mettre en pause ce projet stratégique pour notre client ou de maintenir les ateliers dans une version distancielle et numérique.
Afin de proposer à notre client de maintenir les travaux pendant les phases de confinement et distanciation sociale post-confinement, nous avons étudié les outils collaboratifs permettant d’animer des ateliers distanciels. Nous avons analysé les différentes solutions selon 4 axes : les modalités de communication, les fonctionnalités proposées pour animer des ateliers de cocréation (découverte d’une data room, élaboration d’experience map, brainstorming, convergence, prototypage), la facilité d’export des résultats et la ségrégation/sécurité des données, les conditions commerciales proposées.
Nous avons, de notre côté, étudié l’intégration avec Teams mais ces solutions sont également compatibles avec Slack.
Sur la base de cette analyse complétée d’un test de la licence gratuite proposée par Miro, nous avons considéré que Miro était l’outil le plus adapté à notre besoin avec cependant comme principal handicap, pour certains de nos clients, le fait que l’outil n’est actuellement disponible qu’en version anglaise.
Quelles sont les principales caractéristiques de Miro ?
Miro est une plateforme collaborative, sous forme d’un tableau blanc virtuel ou board, destiné aux équipes devant travailler à distance. Les catégories d’utilisateurs sont très diverses. Les ateliers menés pour notre client assureur ont par exemple permis de réunir des conseillers de clientèle, des managers d’agence, des collaborateurs siège du département marketing et digital, des chargés de projet design, des consultants.
Ce tableau blanc peut être utilisé à toutes sortes de fins : de l’organisation des flux de travail à l’instar d’un Trello lors de stand-up meetings dans le cadre de projets agile à la gestion de séances de brainstorming avec des équipes réparties géographiquement. C’est plus particulièrement sur cette dernière utilisation que nous souhaiterions vous faire un retour d’expérience.
Un board Miro a une dimension quasi infinie – il ne doit pas être considéré comme le tableau Metaplan© sur lequel on vient coller son papier Craft mais comme la salle de réunion, servant à l’organisation d’un atelier présentiel, dans sa globalité. Il doit donc être divisé en différents espaces, individuels ou collectifs correspondant aux différentes séquences de travail de votre atelier.
Comme dans le cadre de méthodes d’animation d’ateliers présentiels, telles que Metaplan, Miro met à disposition des facilitateurs et participants une version dématérialisée du matériel de communication : post-it, gommettes pour voter, feutres, etc. Il est par ailleurs possible de créer ses propres « templates » ou importer des modèles prédéfinis tels qu’une « experience map », un « business canvas » ou « platform design canvas ». En fonction des objectifs de votre atelier, le tableau blanc vous offre la possibilité de concevoir vos propres séquences d’idéation, de convergence, de prototypage, etc.
Les tableaux blancs sont regroupés par équipe. Les équipes peuvent créer autant de tableaux blancs qu’elles le souhaitent. Si vous avez opté pour les plans « consultant » ou « entreprise », Miro vous permet par ailleurs de ségréger les données et les participants par équipe ou tableau.
Notre retour d’expérience
1- Un atelier à distance requière une méthode d’animation spécifique
Les ateliers de cocréation en présentiel tels que nous les connaissions accordaient une grande importance aux échanges. Reproduire ce schéma à distance n’était selon nous pas viable, car contre-productif et difficilement supportable pour les participants. Les ateliers distanciels que nous avons réalisés font donc en grande partie appel au travail individuel, et se déroulent dans le silence, avant une phase de restitution et de partage à la fin de chaque séquence. La confrontation d’idées est ainsi cadrée et limitée dans le temps.
2- Les ateliers sont au moins aussi efficaces qu’en présentiel
Chaque atelier a ses objectifs qui lui sont propres et nécessite de fait une méthode d’animation sur-mesure. Sous réserve de respecter ce prérequis, la qualité de livrable d’un atelier en distanciel est similaire aux ateliers physiques. Par ailleurs, le rythme donné à un atelier et aux séquences le composant joue sur son efficacité et la qualité des livrables. Les participants aux ateliers que nous avons réalisés nous confirment en effet « avoir l’impression de produire beaucoup en peu de temps ».
3- Tout le monde participe
Lors d’un atelier en présentiel, vous avez déjà tous remarqué celui qui s’efface, par timidité, et celui que nous appellerons le « passager clandestin », passif. Or, les ateliers distanciels donnent la parole à tous les participants. Les plus introvertis nous le disent, la collaboration à distance permet de lever la gêne qu’ils peuvent avoir de présenter leurs idées en public. Par ailleurs, les travaux en grande partie individuels ne laissent pas de place à la tentation de se reposer sur les autres membres de l’équipe. Tout le monde contribue.
4- L’outil est relativement simple à prendre en main
Nous soulevions en début d’article le fait que l’outil n’est disponible que dans sa version anglaise. Pourtant, cela n’a pas été un frein pour les participants non anglophones. L’aspect intuitif de l’outil et le nombre restreint de fonctionnalités clés à utiliser (post it, gommettes, upload de photos) font que tous les participants réussissent à prendre en main l’outil, même pour les moins aguerris des outils digitaux.
5- L’industrialisation et « l’after-work » sont grandement simplifiés par l’outil
Tandis que les ateliers physiques nécessitent de prendre en photos les éléments produits, Miro permet d’extraire en quelques clics les productions, sous format image ou pdf. Le temps de travail post atelier est donc réduit. La production se concentre désormais sur le fond des livrables et plus sur les tâches sans valeur ajoutée.
Nos conseils concernant l’organisation et l’animation d’UN atelier distanciel ?
Grâce à Miro, nous avons bénéficié d’un espace et de fonctionnalités nécessaires pour animer un atelier distanciel. Toutefois, une plateforme collaborative ne saurait, à elle seule, garantir le succès de vos ateliers. Les méthodes d’animation et d’organisation sont clés pour réussir ces ateliers. Nous avons développé certains automatismes liés aux ateliers distanciels, et souhaitions donc partager avec vous quelques « tips » concernant leur organisation et animation.
1- Réduire le nombre de participants
Dans le cas d’ateliers physiques, il est possible d’avoir jusqu’à une vingtaine de participants regroupés sous forme d’équipes de 4 à 6 personnes. Or, dans le cadre d’un atelier distanciel, le nombre de participants a un effet direct sur les temps de restitution et sur la capacité des facilitateurs à aider les participants dans leurs travaux. Pour garantir l’efficacité d’un atelier réalisé à distance, le nombre de participants doit être réduit à 4 à 6 personnes en dehors des facilitateurs, rassemblées en une seule équipe.
2- Réduire le format des ateliers à quelques heures
A distance, les ateliers doivent bien sûr être aussi rythmés qu’en physique, mais doivent durer moins longtemps. Les méthodes d’animation que nous avons développées demandent aux participants d’être concentrés en permanence, lorsqu’ils produisent, restituent, ou écoutent les autres restitutions. Cela engendre nécessairement une fatigue, ajoutée à celle de passer plusieurs heures d’affilée devant un écran. Les participants nous le disent : les ateliers à distance sont riches et intenses. Par conséquent, nous conseillons une durée d’atelier entre 2 et 4 heures.
3- Prévoir une première séance de découverte de l’outil
Comme précédemment évoqué, la prise en main de l’outil, bien que facile, nécessite un certain temps de la part des participants. Notre parti-pris a donc été d’organiser en amont de chaque atelier une séance avec les participants afin qu’ils se familiarisent avec l’outil. Si vous avez une population plus aguerrie aux outils numériques, l’alternative peut-être de leur demander de se connecter en amont de l’atelier afin de compléter un premier template comme par exemple sa propre fiche d’identité.
4- Conserver les séquences incontournables des ateliers
Il est clé de conserver les temps forts que nous avions avec les ateliers physiques : ice breaker, échauffement créatif, pitchs. Ne minimisons pas ces instants, parfois ludiques, qui participent aussi à la réussite d’un atelier. Les participants ont besoin de se connaître, d’être mis en condition avant chaque séquence, de porter leurs idées.
5- Être deux facilitateurs pour animer l’atelier
Il est impératif selon nous d’animer des ateliers distanciels à deux : un facilitateur qui se consacre à la dynamique de groupe, l’autre qui se concentre sur la gestion technique de l’atelier. Les problèmes dans l’utilisation de l’outil peuvent être nombreux mais très souvent simples à débloquer : un utilisateur peut se perdre dans le « tableau blanc », ne pas réussir à compléter un post it, à uploader une photo, etc.
La navigation d’un utilisateur dans le board se matérialise par une étiquette avec son nom et sa couleur. Il est donc aisé pour les facilitateurs d’identifier et localiser un participant qui rencontre une difficulté.
6- Privilégier la voix à la vidéo et dissocier les deux canaux
Notre dernier conseil est de privilégier la voix à l’image et si possible utiliser un canal téléphonique traditionnel. En réalisant plus de vingt ateliers avec des participants à distance, à aucun moment nous avons ressenti le besoin de partager une vidéo des participants. Les utilisateurs restent plus concentrés sur leur travail et n’ont pas gérer les problèmes d’apparence ou d’arrière-plan dans le cadre de sessions en télétravail.
Miro peut toutefois être gourmand en bande passante. Nous avons mené ces ateliers avec des participants répartis sur l’ensemble de l’hexagone avec une qualité réseau très hétérogène. Pour éviter tout problème de connexion qui nuirait à l’efficacité de l’atelier et la dynamique de groupe, nous vous recommandons donc d’animer l’atelier via une téléconférence accessible depuis une ligne téléphonique fixe ou mobile. Les participants doivent donc être dotés d’un PC ou d’une tablette pour accéder au board et d’un téléphone pour joindre la conférence téléphonique.
En conclusion, même si nous venons d’entamer la phase de déconfinement, nous ne pourrons pas avant des semaines, voire des mois réaliser des ateliers en présentiel réunissant une vingtaine de participants. Toutefois, la crise économique engendrée par la crise sanitaire du COVID-19 aura une fin et la consommation même sous une autre forme reprendra potentiellement dès septembre ou courant 2021. Il est donc primordial de trouver une solution pour permettre aux entreprises d’être prêtes pour la reprise, et de poursuivre leurs projets innovants, à distance. Fort de ces constats, nous vous invitons à maintenir voire accélérer vos projets de développement en organisant des ateliers distanciels via des outils collaboratifs, tels que nous avons pu le faire avec Miro.
Un article rédigé par Marnie Greusard et Stéphane Martineau
Nous pouvons envisager de vous mettre à disposition nos licences Miro. Nous vous invitons donc à prendre contact avec votre manager ou partner VERTONE sur mission.